ミルシート自動取得・管理システム

ミルシートとは、鋼材の材質や品質を証明する書類です。ビルや橋などの鉄骨は品質がシビアに求められます。これまで、ミルシートの管理は手作業で行われていました。担当者がメーカーのウェブサイトにアクセスし、必要なPDFファイルを一つずつダウンロードし、BOX(社内のファイル共有ソフト)にアップロードするという作業を繰り返していました。

この作業は必ず必要なものであるにもかかわらず、何か付加価値を生み出す作業ではありません。しかも時間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクもあります。

業務効率化とヒューマンエラーをゼロにすることを目的として、ミルシートの取得と整理を自動化するソフトウェアの開発に着手しました。プロジェクトの目標は、ソフトウェアの存在をほとんど感じさせないようにバッチ処理をほどこし、正確かつ迅速にBOXにファイルをアップロードする仕組みを構築することでした。

開発したソフトウェアは、以下の機能を備えています:

自動ダウンロード機能: 事前に設定したルールに基づいて、メーカーのウェブサイトからRPAを用いて定期的にミルシート(PDF)を自動でダウンロードします。

自動整理・分類: ダウンロードしたファイルを、プロジェクトや日付などの条件に応じて自動的に分類し、適切なフォルダ構造で整理します。

BOX連携: 整理されたファイルを自動的にBOXにアップロードし、チーム全体で共有できるようにします。

ログ管理: すべての処理履歴を記録し、いつどのファイルがダウンロード・アップロードされたかを追跡できます。

エラー通知: ダウンロードやアップロードに失敗した場合、担当者に自動で通知が送られます。

このソフトウェアの導入により、作業時間が大幅に削減され、ミルシート管理の精度と劇的に効率が向上しました。